テレワークのコミュニケーション不足を解消したい!事例・コツを徹底解説

在宅勤務のコミュニケーションは難しい!工夫する必要あり

在宅勤務を導入する会社が増える中、テレワークの導入に戸惑っている企業も多いのではないでしょうか?

家で仕事できるのは利点も多くありますが、テレワークを実際にやってみて難しい部分がわかってきたという方も多いでしょう。

特に、テレワークでのコミュニケーションの取り方が難しいという声はよく耳にします。

そこで今回は、テレワークのコミュニケーションの工夫、改善方法を解説します。テレワークのコミュニケーションで難しく感じているポイント、テレワークで実際に問題となる課題・事例、テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法まで一緒に見ていきましょう。

テレワークのコミュニケーションの問題点

まずはテレワークを導入している会社の社員の方が、実際にどのような点に不満や不安を感じているのかを理解していきましょう。

またテレワークでのコミュニケーションが難しく感じる理由についてもご説明します。

テレワークのコミュニケーションの難しいところは?

急遽テレワークを導入したという会社も多いでしょう。そんな中、「テレワークのコミュニケーションが難しい」と感じる人が増えています。どのような点に難しさを感じているのでしょうか?

よく聞こえてくる声としては、以下が挙げられます。

・文字だけでのコミュニケーションは難しい
・オンラインでの仕事のツールが揃っていない
・上司のハンコが必要な場合が多く、テレワークでは難しい
・家のwi-fi環境が悪い、自費で設備投資をした
・きちんと評価してもらっているか不安
・在宅勤務では、残業を報告しにくい

文字だけでのコミュニケーションは難しい

やはりこれまでは職場における対面のコミュニケーションが基本であったため、いきなり文字ベースの業務に切り替えていくことに不安を感じる方は多いようです。

オンラインでの仕事のツールが揃っていない

また環境として、テレワークができる十分なツールが揃っていないと感じている方もいらっしゃいます。

ハンコ文化が根強い日本では、上司の承認などが難しくなってしまうようですね。

さらに、wi-fi環境への不安や自費での出費もあるようです。

きちんと評価してもらっているか不安・残業を報告しにくい

上司が見えない場所で働くため、評価をきちんとしてもらえているのか、残業しても就業中に「サボっている」と思われないかという不安を感じるケースもあります。

このように、テレワークでコミュニケーションを取ることに難しさや不安を感じる声はたくさんあります。

なぜテレワークだとコミュニケーションが難しく感じるのか?

テレワークのコミュニケーションについてたくさんの不安ややりにくさの声があがってきました。では、なぜこのような難しさや不安が生じてしまうのでしょうか?

たくさんの意見がありますが、要約すると以下の2点に原因があると推測できます。

・いきなり導入して環境が整っていない
・一定程度環境があったとしても、初めてのことに不安を感じる

いきなり導入して環境が整っていない

テレワークを導入するために相当程度準備してきたという会社は少ないでしょう。

政府の緊急事態宣言などを契機に、急遽導入した起業者非常に多いといわれています。したがって、テレワークでの働き方に関するルールや環境整備などができていないまま始まったというのがあります。

「上司のハンコが必要」というのは典型的です。これ以外にも、残業を報告できないことや評価されているか不安というのは、評価制度や業務報告に関してのルールを定めていないからです。

一定程度環境があったとしても、初めてのことに不安を感じる

さらに一定程度オンラインの仕事環境も、ルール作りもあったとしても、それでも初めてのことですから、皆さん不安に感じています。

日本は真面目な人が多いといわれていますので、きちんと対応できているのか不安に感じることは多いのでしょう。

特に対面でないコミュニケーションの場合は、情報量がどうしても少なくなってしまうため、不安に感じる方はテレワークのコミュニケーションを難しく感じるのは、環境が整っていないこと、そして初めてのことに不安を感じていることが主な原因ではないでしょうか。

テレワーク・在宅勤務で実際に問題となる課題

テレワークのコミュニケーションで実際に問題が起きています。どのような問題があるのか、確認しておきましょう。

雑談がなく、チームワークの悪化

テレワークでは社員間のコミュニケーションが少なくなってしまいます。というのも、職場なら、職場に着いたら「おはようございます」の一言があり、少しの雑談をする休憩タイムもあるでしょう。

このような雑談もコミュニケーションの1つですが、テレワークではその時間の多くが削られてしまいます。

チームワークが必要な仕事の場合、特にコミュニケーションをとるのが難しく感じ、それぞれが不満や苛立ちを覚えることはあるでしょう。

文字ばかりのやりとりだと、相手の気持ちが把握できず、余計な不和をうむということもあります。

テレワークを導入した一部の会社では、チームワークが悪化したという現象もあるようです。

評価に対する不安・評価することの難しさ

テレワークでは、上司が見える場所で仕事をしている環境とは異なるため、上司も部下を管理して評価するのが難しくなります。

他方、部下も「きちんと評価してもらえるのか?」を不安を感じているのです。

上司としては、業務報告が頻繁にないためサボっていないか確認してしまうというケースがあります。

他方、部下としてはサボっていると思われたくないため、過度に気を使ったり、課題を抱えていても相談できないなどの問題が発生します。

職場であったお互いの信頼関係が「見えない」という理由から、崩れてしまうということがあるようです。

社員の勤務態度をチェックできない

社員の勤務態度はオフィスであればきちんと確認できます。しかし、テレワークの場合は、きちんとしたルールを定めていないと社員の勤務態度を把握できないという問題があります。

家での仕事はこれまでとは異なるため、勤務時間や休憩時間、残業時間などある程度フレキシブルに認めていくべきですが、それぞれがコアタイムを設定して報告する習慣をつけるなど、ルールづくりと一定程度の慣れは必要です。

テレワークの場合、「メールの返事が遅い」など社員の監視が過度になってしまうケースも報告されていますが、過度な干渉はパワハラに繋がる可能性もあるので注意すべきです。

このように、テレワークを導入したことにより実際にさまざまな課題が浮き彫りになっているようです。

テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法

では、テレワークのコミュニケーションはどのようにすれば解消できるのでしょうか?
テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法と多くの会社が導入している改善事例についてご説明します。

テレワークのコミュニケーション不足を解消するための必要なこと

テレワークでコミュニケーションの悪化が起きないようにするためには、以下を導入していく必要があります。

・目標を共有する(チームワーク悪化を防止)
・しなければいけないことを見える化すること(不安解消)
・業務報告などはこまめに(評価をしやすく)

目標を共有する

まず、目標を共有することは大切です。現在進めているプロジェクトの進歩状況を定期的に全員が把握することはもちろん、抱えている課題についても共有します。文字だけではなく、オンライン会議を定期的に行うことにより、見えないストレスを解消していく必要があるでしょう。

しなければいけないことを見える化すること

また社員は、どれくらいの業務量をこなせば評価してもらえるのか、メールの返信は即レスでないといけないのか、など細かなことに不安を感じています。そのため、きちんとルールと作り、1日の業務内容などもきちんとわかりやすく表示することが必要です。

業務報告などはこまめに

そして業務報告もこまめに行うようルールを設定します。情報格差が生じたりしないよう、チャットツールなどを使って社員全員が共有できるスペースなどを作るべきです。

業務時間中にチャットをオンにしていれば、何かあってもすぐに聞くことができるため上司とのコミュニケーション、社員間のコミュニケーションは改善します。部下の評価もしやすくなるのではないでしょうか。

多くの会社が実際に導入している事例

最後に、多くの会社が実際に導入している改善策の事例を見ていきましょう。具体的には、以下の通りです。

・コミュニケーションツールを導入する
・ZOOMなどで顔を合わせて話す機会も定期的に作る
・オンラインツールだけでなく電話なども利用する
・コミュニケーションにおけるルールづくり

テレワークでは、全員が同じコミュニケーションツールを使っている環境は必須です。

例えばビジネスチャット(チャットワーク、Slackなど)を取り入れ、日々のコミュニケーションに利用していきましょう。

これ以外でも、web会議用のツール(ズーム、スカイプ)、ファイル共有システムなどを導入することで、うまく連携が取れるようになります。

また定期的に顔を合わせて話す機会も作るようにしましょう。ZOOMなどでウェブ会議は定期的に開く方が良いですし、可能であれば1ヶ月に1度は実際に会って会議するなども有効な方法です。

オンラインのツールだけではなく電話などこれまで利用していたツールも積極的に利用しましょう。新しいことだけでなく、これまでの方法も上手に利用していくことで不安を解消することができます。

さらに重要なのは、業務報告の仕方やどのくらいの頻度で行うべきかなども決めておくことです。先に少し話したように、業務時間の設定や休憩時間の取り方、残業する際のルール、即レスを求めないなど、細かいところまできちんとルールとして設定しておくことで、「報告しない」「どう対応すれば良いかわからない」を改善します。

何か不便なことが出てきた場合は、その時々でルールを変えていくこと、新しいルール作りも実際の不便からすくい上げていくことが重要です。

リモートワークのコミュニケーションは対策次第で改善できる

リモートワークのコミュニケーションは多くの方が難しさを感じがちです。

しかし、うまく工夫して改善と対策を取り入れていくことで、難しさや不安は解消することが必ず叶います。

定期的にテレワークで感じた問題点を克服していく作業を行っていくことで、快適な働き方に近づきます。

テレワークはまだ始まったばかりの新しい働き方です。焦らず一歩ずつ改善していくことを目指しましょう。

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