下請法に従い交付する発注書(3条書面)|書き方やフォーマットを解説

商取引

下請法(正式名称:下請代金支払遅延等防止法)の適用がある取引を行うに際しては、親事業者が下請事業者に対して、発注書(3条書面)を交付する必要があります。

発注書の書き方については、下請法でルールが決まっています。

そのため、発注書を独自のやり方で作成したり、発注書を作成せずに口頭で取引を行ったりすると、下請法違反に該当してしまうため注意が必要です。

この記事では、下請法の規定に従い、親事業者が下請事業者に対して交付する発注書(3条書面)の書き方を中心に詳しく解説します。

発注書(3条書面)の交付義務について

まずは、発注書(3条書面)の交付義務に関する下請法上の規定について解説します。

取引の委託時に親事業者が下請事業者に対して交付する書面

下請法3条1項は、親事業者による発注書(3条書面)の交付義務について、次のように定めています。

(書面の交付等)
第三条 親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより下請事業者の給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。ただし、これらの事項のうちその内容が定められないことにつき正当な理由があるものについては、その記載を要しないものとし、この場合には、親事業者は、当該事項の内容が定められた後直ちに、当該事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない。
(下請法3条1項)

同項によれば、親事業者が下請事業者に対して取引の委託をしたら、直ちに発注書(3条書面)を交付しなければならないものとされています。

発注書(3条書面)を交付することにより、取引開始の段階で取引条件が明確化されるため、後から親事業者の都合により勝手に取引条件が変更されたりするリスクが小さくなります。

契約書で発注書(3条書面)を兼ねることも可能

発注書(3条書面)に記載すべき内容は下請法および公正取引委員会規則で定められていますが(具体的な内容は後述します。)、その様式には特に制約はありません。
したがって、発注書(3条書面)に記載すべき内容をすべてカバーしていれば、親事業者と下請事業者の間で締結される契約書をもって、発注書(3条書面)の交付に代えることも可能です。

下請事業者の承諾を得て電磁的方法により交付することも可能

発注書(3条書面)は書面により交付することが原則とされていますが、下請事業者の承諾を得た場合には、電子メールやPDFファイルなどの電磁的方法により交付することも可能です。

ただし、電磁的方法による発注書(3条書面)の交付は、あくまでも下請事業者の承諾があることを前提とします。
そのため、親事業者は、電磁的記録による交付を拒否して書面での交付を受けることも選択できる旨を下請事業者に対して提示する必要があるとされています。

また、親事業者が下請事業者に対して電磁的記録による発注書(3条書面)の交付を行うため、新規にシステム開発などを行う場合があります。

その際にかかった費用を、下請事業者に何らメリットがないにもかかわらず下請事業者に負担させることは、下請法4条2項3号(不当な経済上の利益の提供要請の禁止)または独占禁止法19条に違反する可能性があるので注意が必要です。

口頭発注は不可

発注書(3条書面)は、取引の委託時に親事業者から下請事業者に対して必ず交付しなければならないものとされているため、口頭での発注は不可となります。

たとえ緊急に発注しなければならない場合であっても、取引の委託後直ちに、下請事業者に対して発注書を交付する必要がある点に注意しましょう。

発注書の交付義務違反には罰則あり

親事業者が発注書(3条書面)の交付義務に違反した場合、違反行為をした個人および親事業者自体に対して、50万円以下の罰金刑が科されてしまいます(下請法10条1号、12条)。

発注書(3条書面)の書き方について

発注書(3条書面)の書き方については下請法でルールが決まっていますので、下請法の規定を踏まえて発注書(3条書面)を作成しなければなりません。

以下では、発注書(3条書面)の具体的な記載事項と、フォーマット(記載例)を紹介します。

発注書(3条書面)の具体的な記載事項

発注書の記載事項は、下請法3条1項の規定を受けた「下請代金支払遅延等防止法第3条の書面の記載事項等に関する規則」によって定められています。

同規則1条によれば、発注書(3条書面)には、以下の事項を明確に記載しなければならないとされています。

<発注書(3条書面)の記載事項>

①親事業者と下請事業者の商号・名称または事業者別に付された符号であって親事業者・下請事業者を識別できるもの
②製造委託等をした日、下請事業者の給付(または役務)の内容、給付を受領する期日・場所
③下請事業者の給付の内容について検査をする場合には、検査を完了する期日
④下請代金の額、支払期日
⑤下請代金の全部または一部の支払いを手形の交付により行う場合には、手形の金額・満期
⑥下請代金の全部または一部について、債権譲渡担保方式・ファクタリング方式・並存的債務引受方式により、金融機関から下請代金相当額の貸付または支払いを受けることができる場合には、次に掲げる事項

(i)金融機関の名称
(ii)金融機関から貸付または支払いを受けられる金額
(iii)下請代金相当額を金融機関に支払う期日

⑦下請代金の全部または一部について、親事業者および下請事業者が電子記録債権の発生記録をし、または譲渡記録をする場合には、次に掲げる事項
(i)電子記録債権の金額
(ii)電子記録債権の支払期日

⑧製造委託等に関して、原材料などを親事業者から購入させる場合には、その品名・数量・対価・引き渡し期日・決済期日・決済方法

発注書(3条書面)のフォーマット(記載例)

発注書(3条書面)の様式については、決まったフォーマットが存在するわけではありません。
そのため、上記の公正取引委員会規則で定められた記載事項がカバーされていれば、親事業者が任意の書式を用いて発注書(3条書面)を作成すれば足ります。

発注書(3条書面)の参考例については、公正取引委員会が以下のページで公表していますので、適宜参考にしてください。

(参考:「下請代金支払遅延等防止法第3条に規定する書面に係る参考例」(公正取引委員会)
https://www.jftc.go.jp/shitauke/legislation/index_files/article3.pdf)

親事業者・下請事業者に発注書(3条書面)の保管義務はある?

下請法に従って作成された発注書(3条書面)については、親事業者から下請事業者に対して交付されたらそれですべておしまい、というわけではありません。
発注書(3条書面)について問題となる、法律上の保管義務(保存義務)について解説します。

下請法との関係では、発注書(3条書面)自体の保管義務はない

下請法においては、発注書(3条書面)を親事業者・下請事業者が保管(保存)しておかなければならないという規定は存在しません。
したがって、発注書(3条書面)の保管(保存)は、下請法上の義務ではありません。

法人税法・所得税法との関係では保存義務あり

しかし、会社などの法人については法人税法、個人事業主については所得税法との関係で、発注書(3条書面)は取引に関して作成された書面として、一定期間保存する義務が定められています。

具体的には、法人については7年間、青色申告を行う個人事業主については5年間の保存義務が定められており、親事業者・下請事業者の両方に適用されます。

取引記録に関する書面(5条書面)を別途作成・2年間保存する義務あり

下請法上、発注書(3条書面)とは別に、親事業者においていわゆる「5条書面」を作成・保存すべき旨が規定されています。

(書類等の作成及び保存)
第五条 親事業者は、下請事業者に対し製造委託等をした場合は、公正取引委員会規則で定めるところにより、下請事業者の給付、給付の受領(役務提供委託をした場合にあっては、下請事業者がした役務を提供する行為の実施)、下請代金の支払その他の事項について記載し又は記録した書類又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)を作成し、これを保存しなければならない。
(下請法5条)

発注書(3条書面)が発注時に定められる取引の条件を記載・記録したものであるのに対して、5条書面は実際に行われた取引の経緯を記載・記録するものであるという違いがあります。

5条書面の保存期間は2年間とされています(下請代金支払遅延等防止法第5条の書類又は電磁的記録の作成及び保存に関する規則3条)。

まとめ

下請法3条1項に基づく発注書(3条書面)は、親事業者が下請法の規定内容を踏まえて正しく作成し、下請事業者に対して交付する必要があります。

発注書(3条書面)の作成・交付義務に親事業者が違反すると、最悪の場合刑事罰の対象になってしまいますので、十分に注意が必要です。

発注書(3条書面)の作成・交付方法に不安があるという親事業者の方は、一度弁護士に相談をしてチェックしてもらうことをおすすめします。

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